Datenschutzerklärung

1.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist die ructec GmbH, Grub 5, 3250 Wieselburg-Land, Österreich, FN 662620t (Landesgericht St. Pölten), UID ATU 82602113.

1.2 Sie erreichen uns in Datenschutzangelegenheiten per E-Mail unter hello@ructec.com oder postalisch an die vorstehende Anschrift. Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, sind auch dessen Kontaktdaten unter dieser Adresse erhältlich.

1.3 Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Websites (insbesondere www.ructec.com), der Anwendung app.ructec.com sowie aller damit verbundenen Dienste und Funktionen (gemeinsam „Plattform“).

2.1 Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem DSG und – soweit anwendbar – den einschlägigen deutschen Datenschutzvorschriften (insbesondere BDSG und TDDDG). Wir verarbeiten nur die Daten, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind (Datenminimierung).

2.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. für nicht notwendige Cookies und Webanalyse), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. Sicherheit, Missbrauchsvermeidung und Weiterentwicklung der Plattform).

2.3 Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten sollten, geschieht dies nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung oder einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO.

2.4 Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3.1 Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir spezialisierte Hosting-, Infrastruktur- und Backend-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

3.2 Beim Aufruf der Plattform werden technisch notwendige Zugriffsdaten (Server-Logfiles) verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Ressource, Referrer-URL, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Verarbeitung ist zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Plattform erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke – insbesondere zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Fehleranalyse – erforderlich ist, und danach gelöscht oder anonymisiert.

4.1 Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. lokale Speicher). Technisch notwendige Cookies, die den Betrieb und die Anmeldung ermöglichen, setzen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021 (AT) und § 25 Abs. 2 TDDDG (DE) ein.

4.2 Nicht notwendige Cookies und Technologien – insbesondere zur Reichweitenmessung und Webanalyse (Punkt 11) – werden erst nach Ihrer Einwilligung über unser Einwilligungs-Banner gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 TKG bzw. § 25 TDDDG).

4.3 Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen anpassen oder widerrufen sowie Cookies in Ihrem Browser löschen. Eine Ablehnung nicht notwendiger Cookies kann die Nutzung einzelner Komfortfunktionen einschränken.

5.1 Für die Registrierung und Führung eines Nutzerkontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten sowie – je nach Nutzergruppe – Firmen-, Kontakt- und Profildaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Angaben freiwillig erfolgen.

5.2 Bei gewerblichen Konten prüfen und ergänzen wir Unternehmensdaten über öffentliche und amtliche Quellen bzw. Dienste, insbesondere das Gewerbeinformationssystem Austria (GISA), das VIES-System der Europäischen Kommission zur Prüfung der UID/USt-IdNr. sowie das Firmenbuch/Firmenregister. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Sicherstellung geprüfter, vertrauenswürdiger Firmenprofile).

5.3 Bei Einladung von Mitarbeitern durch ein Unternehmenskonto verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten (z. B. Name und dienstliche E-Mail-Adresse), um den Zugang einzurichten und die Einladungs-E-Mail zu versenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5.4 Passwörter werden ausschließlich in verschlüsselter Form (Hash) gespeichert. Wir fragen zu keinem Zeitpunkt nach Ihrem Passwort.

6.1 Bei Abschluss kostenpflichtiger Pakete oder Zusatzleistungen verarbeiten wir die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Paketauswahl, Rechnungs- und Stammdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.2 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über einen spezialisierten externen Zahlungsdienstleister. Die für die Zahlung erforderlichen Daten werden direkt an diesen übermittelt und dort nach dessen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Vollständige Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern) werden bei uns nicht gespeichert.

6.3 Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; i. d. R. sieben Jahre nach BAO/UGB bzw. die entsprechenden deutschen Fristen).

7.1 Zum Versand von System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort festlegen, Einladungen, Rechnungen, Benachrichtigungen) setzen wir einen spezialisierten E-Mail-Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter ein (Serverstandort innerhalb der EU).

7.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb der Plattform). Für werbliche Newsletter holen wir – soweit erforderlich – Ihre gesonderte Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

8.1 Die Plattform bietet KI-gestützte Funktionen an (u. a. Generierung von Leistungsverzeichnissen/Ausschreibungen aus IFC-Dateien, Text-, Bild- und Videogenerierung, Anreicherung von Firmendaten sowie 3D-Renderings). Ihre Eingaben (Prompts, Dateien, Bilder, Videos) werden zur Erbringung dieser Funktionen verarbeitet.

8.2 Zur Bereitstellung dieser Funktionen setzen wir externe, spezialisierte KI-Dienste als Auftragsverarbeiter bzw. Empfänger ein. Dabei können Eingaben an diese Dienste übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.3 Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten Dritter oder vertrauliche Inhalte in KI-Funktionen ein, an denen Ihnen die erforderlichen Rechte fehlen. Ergänzende Transparenzhinweise nach der KI-Verordnung finden Sie in unserem KI-Transparenzhinweis (AI Act).

8.4 Soweit KI-Dienste eine Verarbeitung in Drittländern (z. B. USA) mit sich bringen, gelten die Garantien nach Punkt 14.

9.1 Wenn Sie 3D-/CAD-/IFC-Daten hochladen oder Renderings, AR-Dateien und öffentliche 3D-/AR-Links erzeugen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Inhalts- und Metadaten zur Erbringung der Funktion. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9.2 Öffentlich geteilte Inhalte (z. B. über QR-Code oder öffentliche Links) sind für die von Ihnen bestimmten Empfänger abrufbar. Für die Auswahl und Freigabe solcher Inhalte sind Sie verantwortlich.

10.1 Von Ihnen eingestellte Inhalte (z. B. Profile, Referenzen, Beiträge, Produkte, Jobinserate) werden entsprechend den von Ihnen gewählten Sichtbarkeitseinstellungen verarbeitet und angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10.2 Nehmen Sie über die Plattform Kontakt zu anderen Nutzern auf (z. B. Anfrage an ein Unternehmen), übermitteln wir die dafür erforderlichen Daten an den jeweiligen Empfänger. Mit der Kontaktaufnahme willigen Sie in diese Übermittlung ein bzw. sie erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO).

11.1 Zur statistischen Auswertung, Reichweitenmessung und Optimierung der Plattform setzen wir Webanalyse- und Tracking-Dienste ein bzw. binden diese ein, insbesondere Google Analytics (Google Ireland Limited/Google LLC) sowie Microsoft-Dienste für Bing/Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) und Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Limited/Microsoft Corporation).

11.2 Mit diesen Diensten erheben und analysieren wir Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Profilaufrufe, eindeutige Besucher, Klicks, Verweildauer, ungefährer Standort, Geräte- und Browserinformationen, gekürzte IP-Adresse). Die Daten können dienstübergreifend zusammengeführt und abgeglichen werden, um Nutzung, Reichweite und Werbewirkung zu messen und zu verbessern.

11.3 Diese Dienste werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-/Einwilligungs-Banner aktiviert und Daten erhoben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie § 165 TKG (AT) bzw. § 25 TDDDG (DE). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

11.4 Bei der Nutzung dieser Dienste können Daten an Server der Anbieter, auch in Drittländern (insbesondere USA), übermittelt werden. Es gelten die Garantien nach Punkt 14; ergänzend gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

12.1 Befugte Administratoren der ructec GmbH können über einen gesicherten Verwaltungs- bzw. Superadmin-Zugang auf Nutzerkonten und die zugehörige Benutzeroberfläche zugreifen und sich in diese einloggen, soweit dies für den ordnungsgemäßen Betrieb der Plattform erforderlich ist.

12.2 Ein solcher Zugriff erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Wartung, der technischen Unterstützung (Support), der Analyse und Behebung von Fehlern und Störungen, der Gewährleistung der System- und Datensicherheit sowie zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

12.3 Zu anderen, insbesondere sachfremden Zwecken erfolgt kein Zugriff und keine Nutzung der dabei zugänglichen Daten. Wir beschränken derartige Zugriffe auf das notwendige Maß, gewähren sie nur einem eingeschränkten Kreis eigens berechtigter Personen und behandeln alle dabei zur Kenntnis gelangenden Daten streng vertraulich.

13.1 Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

13.2 Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter und Dienstleister ein, mit denen wir – soweit erforderlich – Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Dazu zählen insbesondere folgende Kategorien von Empfängern: Anbieter für Hosting, Infrastruktur und Backend, Dienstleister für den E-Mail-Versand, Zahlungsdienstleister, Anbieter von KI-Diensten sowie – nur nach Ihrer Einwilligung – Anbieter von Webanalyse- und Reichweitenmessungsdiensten (Google, Microsoft).

13.3 Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist, Sie eingewilligt haben oder es zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

14.1 Soweit Daten an Empfänger in Ländern außerhalb des EWR (Drittländer, insbesondere USA) übermittelt werden, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher – etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist) oder durch Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO nebst ergänzenden Maßnahmen.

14.2 Nähere Informationen zu den jeweiligen Garantien stellen wir auf Anfrage unter hello@ructec.com zur Verfügung.

15.1 Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

15.2 Kontodaten und -inhalte werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung nach Maßgabe der gesetzlichen Fristen gelöscht (vgl. Punkt 6.3 zu Buchhaltungsdaten).

16.1 Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21).

16.2 Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

16.3 Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an hello@ructec.com.

17.1 Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt.

17.2 In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at). In Deutschland können Sie sich an die für Ihren Wohnsitz oder Ihr Bundesland zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

18.1 Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen (u. a. Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Passwort-Hashing).

19.1 Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Funktionen dienen der Unterstützung; die Bewertung und Verwendung der Ergebnisse liegt bei Ihnen.

20.1 Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienste oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt die jeweils auf der Plattform veröffentlichte Fassung.